회의록 정의
회의록은 회의에 있어서 시작부터 종료까지 모든 의사에 관한 발언을 속기의 방법에 의하여 빠짐없이 기록함과 아울러 의사일정, 개의·산회일시, 보고사항, 부의안건, 참고자료 등 회의에 관한 모든 사항을 총망라하여 게재한 기록물이다.
회의록은 회의에 관한 공적 기록이며 회의에 관한 쟁점사항이 있는 경우에는 그대로 유력한 증거가 되므로 사실 그대로 정확하게 작성되어야 한다.
따라서 회의록에는 비밀을 요한다고 의결한 부분, 의장이 사회의 안녕 질서를 위하여 필요하다고 인정한 부분, 의장이 취소하게 할 발언 뿐 아니라 발언자가 스스로 취소한 발언, 의장이 발언을 제지 또는 금지 하였음에도 불구하고 계속 발언한 때에도(의장 또는 위원장이 속기를 중단시키지 않는 한) 그 발언 모두가 게재된다.
그러므로 회의록은 어떠한 이유로도 그 내용의 일부를 삭제·개작하거나 회의록에 게재하지 않는 조치는 취할 수 없다.
회의록의 종류
보존회의록
- 보존회의록은 회의규칙 제51조의 규정에 의하여 의장, 서명의원 및 사무국장이 서명·날인하여 의회에 영구보존한다.
- 보존회의록에는 회의규칙 제53조제1항의 단서규정에 의해 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 포함한 모든 발언 내용이 게재되어 있다.
비공개회의록
- 본회의 및 위원회의 의결이 있거나 회의규칙 제53조제1항 단서규정에 의해 공개하지 아니한 내용을 게재한 회의록을 말한다.
- 본비공개회의록은 원고로 보관하되, 보존관리에 필요한 경우 의장의 허가를 받아 이를 인쇄하여 보관할 수 있다.
임시회의록
- 회의내용의 신속한 파악을 위하여 회의록 제작 전 익산시의회 전자회의록시스템에 임시로 게재하는 회의록을 말한다.
배부회의록
- 의원에게 배부하고 일반에게 공표하는 회의록을 말한다. 여기에는 배부회의록에 불게재하기로 한 부분과 비공개로 회의를 진행한 부분은 게재하지 않는다.
회의록 작성규정
회의록 기재사항
- 본회의
1. 개회 및 폐회에 관한 사항
2. 개의·회의중지 및 산회의 일시
3. 의사일정에 관한 사항
4. 출석의원의 성명 및 인원수
5. 출석공무원의 직·성명
6. 의원의 이동과 의석의 배정 및 변동에 관한 사항
7. 제반 보고사항
8. 의안의 발의, 제출, 회부, 환부, 이송 및 철회에 관한 사항
9. 부의안건과 그 내용에 관한 사항
10. 의사에 관한 사항
11. 표결 및 기명투표의 투표자 성명
12. 서면질문과 답변에 관한 사항
13. 의원의 보충발언에 관한 사항
14. 그 밖에 본회의 의결 또는 의장이 필요하다고 인정하는 사항
※ 회의록 게재사항 중 각종 보고서, 참고자료 등은 부록으로 작성한다.
- 위원회
위원회회의록의 기재사항도 본회의 기재사항과 유사하나 위원회의 의결이 있거나 위원장이 부득이하다고 인정한 때에는 요약하여 기록할 수 있으나, 현재는 발언내용 전부를 그대로 기록하고 있음
자구의 정정과 이의의 결정
- 이의신청은 (임시)회의록이 배부된 날의 다음날 오후 5시까지 할 수 있으나 그 발언의 취지를 변경할 수는 없다.
- 의원이 회의록에 게재한 사항과 회의록의 정정에 관하여 이의를 신청한 경우에는 토론을 거치지 아니하고 본회의 의결로 결정한다.
회의록의 서명과 보존
- 회의록의 게재내용이 사실임을 확보하는 취지로 의장과 서명의원 2인 및 사무국장이 서명·날인하는 것이며, 회의록의 작성은 이 서명·날인으로써 완료된다.
- 위원회회의록의 경우 위원장 또는 위원장을 대리하여 간사가 서명하거나 기명·날인한다.
- 회의록은 의회에 보존하고 보존연한은 영구로 한다.
회의록 공개 및 열람·복사
- 회의록은 익산시의회 전자회의록시스템에 게재하여 일반에게 공개한다. 그러나 의장이 비밀을 요하거나 사회의 안녕질서를 유지하기 위하여 필요하다고 인정되는 부분에 관하여는 발언자와 협의하여 이를 배부 및 공개하는 회의록에 게재하지 아니할 수 있다.
- 배부 및 공개되지 회의록에 게재되지 아니한 회의록 부분에 관하여 의원이 열람·복사 등을 신청한 때에는 정당한 사유가 없는 한 의장은 이를 거절하여서는 안 되며, 열람·복사 등을 허가받은 의원은 타인에게 이를 열람하게 하거나 전재, 복사 해서는 안된다.